Transparência sobre os dados que nos confia.

1. Introdução

A Rivano & Co é uma consultoria de crescimento que trabalha com pequenas e médias empresas portuguesas. A relação com quem nos procura começa quase sempre por uma conversa, e essa conversa envolve informação sobre pessoas e sobre negócios. Tratamos essa informação com o mesmo cuidado com que tratamos as decisões que ajudamos a tomar.

Esta política explica que dados pessoais podemos recolher através do website rivanoandco.com, para que fins os utilizamos, com que fundamento legal, durante quanto tempo os conservamos, com quem podem ser partilhados e como pode exercer os seus direitos. Está escrita para ser lida, não apenas para cumprir uma formalidade.

O tratamento de dados pessoais é feito nos termos do Regulamento (UE) 2016/679 (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, «RGPD») e da Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto, que assegura a sua execução na ordem jurídica portuguesa, bem como da restante legislação aplicável, incluindo a Lei n.º 41/2004 em matéria de comunicações eletrónicas.

2. Responsável pelo tratamento

O responsável pelo tratamento dos dados pessoais recolhidos através deste website é a Rivano & Co, com atividade em Portugal.

• Contacto para questões de privacidade e proteção de dados: francisco@rivanoandco.com
• Não temos, à data desta política, encarregado de proteção de dados designado. Os pedidos e questões são tratados diretamente através do contacto acima.

3. Que dados pessoais recolhemos

Recolhemos apenas os dados necessários para responder ao seu contacto, preparar e realizar uma primeira conversa e, quando aplicável, gerir uma relação de trabalho subsequente. Dependendo da forma como interage connosco, podemos tratar:

• Dados de identificação e contacto: nome, endereço de email e, quando o indicar, número de telefone.
• Dados profissionais: empresa ou projeto, cargo ou função, setor e dimensão da equipa, quando partilhados.
• Informação partilhada voluntariamente: contexto do negócio, objetivos, bloqueios ao crescimento e qualquer outro conteúdo que escreva num formulário, num email ou no campo de notas de uma marcação.
• Dados de marcação de reuniões: data, hora, fuso horário, duração, disponibilidade indicada, confirmações, reagendamentos e cancelamentos.
• Dados técnicos de navegação, quando aplicável: endereço IP, tipo de dispositivo, navegador e páginas visitadas, recolhidos de forma agregada ou mínima por serviços de alojamento e por ferramentas de terceiros incorporadas no site.

Não recolhemos intencionalmente categorias especiais de dados (por exemplo, dados de saúde, convicções políticas ou religiosas) nem dados de menores. Pedimos que não inclua informação dessa natureza nos formulários ou nas mensagens que nos envia.

4. Finalidades do tratamento

• Responder a pedidos de contacto e a questões sobre os nossos serviços.
• Gerir a marcação, confirmação, reagendamento e cancelamento de reuniões.
• Preparar a primeira conversa e avaliar, com honestidade, se existe encaixe entre a sua situação e a forma como trabalhamos.
• Elaborar e negociar propostas, quando solicitado.
• Executar e acompanhar o serviço contratado, quando exista relação contratual.
• Cumprir obrigações legais, nomeadamente de natureza contabilística e fiscal, quando aplicável.
• Assegurar a segurança, disponibilidade e melhoria do website.

5. Fundamentos de licitude

Todo o tratamento tem um fundamento jurídico. Em concreto:

• Diligências pré-contratuais a seu pedido (artigo 6.º, n.º 1, alínea b) do RGPD): quando nos contacta ou marca uma reunião, tratamos os seus dados para responder e preparar essa conversa. Sem esses dados não é possível dar seguimento ao pedido.
• Execução de contrato (artigo 6.º, n.º 1, alínea b)): quando existe um serviço contratado, tratamos os dados necessários para o prestar e acompanhar.
• Cumprimento de obrigações legais (artigo 6.º, n.º 1, alínea c)): conservação de documentos de faturação e resposta a pedidos legítimos de autoridades, quando aplicável.
• Interesse legítimo (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)): manutenção de registos internos de contactos e conversas, segurança do website e prevenção de utilizações abusivas. Ponderamos este interesse com os seus direitos e pode opor-se, como se explica adiante.
• Consentimento (artigo 6.º, n.º 1, alínea a)): quando necessário, designadamente para a colocação de cookies ou tecnologias semelhantes que não sejam estritamente necessários e para eventuais comunicações informativas. O consentimento é livre e pode ser retirado em qualquer momento, sem afetar a licitude do tratamento anterior.

6. Como recolhemos os dados

• Diretamente de si, quando preenche um formulário de contacto, nos escreve por email ou marca uma reunião.
• Através da ferramenta de marcação de reuniões utilizada no site (Calendly), nos termos descritos na secção 14.
• De forma automática e minimizada, através do serviço de alojamento e de tecnologias do website, para efeitos de funcionamento e segurança.
• Ocasionalmente, de fontes públicas ou profissionais (por exemplo, o website da sua empresa ou um perfil profissional público), apenas para preparar melhor a conversa que solicitou.

7. Partilha de dados com terceiros

Não vendemos dados pessoais e não os partilhamos para finalidades alheias às descritas nesta política. Podemos, no entanto, recorrer a prestadores de serviços que tratam dados por nossa conta e segundo as nossas instruções, na qualidade de subcontratantes:

• Serviços de alojamento e infraestrutura do website.
• Serviço de correio eletrónico e de produtividade utilizado para comunicar com clientes e interessados.
• Calendly, para marcação e gestão de reuniões (ver secção 14).
• Prestadores de serviços de contabilidade e apoio administrativo, quando exista relação contratual e faturação.

Com estes prestadores existem, ou procuramos assegurar, acordos de tratamento de dados que estabelecem obrigações de confidencialidade, segurança e utilização limitada às finalidades contratadas. Podemos ainda comunicar dados a autoridades públicas, tribunais ou consultores jurídicos quando tal seja legalmente exigido ou necessário à defesa dos nossos direitos.

8. Transferências internacionais de dados

Alguns dos prestadores que utilizamos, incluindo o Calendly, estão estabelecidos fora do Espaço Económico Europeu ou podem tratar dados em infraestruturas localizadas em países terceiros, designadamente nos Estados Unidos da América.

Nesses casos, procuramos que a transferência seja acompanhada de mecanismos adequados previstos no capítulo V do RGPD, tais como decisões de adequação da Comissão Europeia, cláusulas contratuais-tipo e, quando disponibilizados pelo prestador, acordos de tratamento de dados com salvaguardas adicionais. Pode solicitar informação sobre os mecanismos aplicáveis a um tratamento concreto através do contacto indicado na secção 16.

9. Prazos de conservação

Conservamos os dados apenas durante o período necessário às finalidades para que foram recolhidos, com os seguintes critérios de referência:

• Contactos e pedidos que não deram origem a relação contratual: até 12 meses após o último contacto relevante, salvo se pedir o apagamento antes disso.
• Registos de marcação de reuniões: até 12 meses após a data da reunião, para efeitos de histórico e seguimento.
• Dados relativos a clientes e a serviços prestados: durante a vigência da relação e, depois, pelos prazos legais aplicáveis, nomeadamente os prazos fiscais e contabilísticos em vigor em Portugal.
• Dados tratados com base no consentimento: até à retirada do consentimento ou até deixarem de ser necessários.

Findos estes prazos, os dados são apagados ou anonimizados de forma irreversível.

10. Direitos dos titulares dos dados

Enquanto titular dos dados, assistem-lhe os seguintes direitos:

• Acesso: saber se tratamos dados seus e obter cópia desses dados e informação sobre o tratamento.
• Retificação: corrigir dados inexatos ou completar dados incompletos.
• Apagamento: pedir a eliminação dos dados quando já não sejam necessários, quando retire o consentimento ou quando o tratamento não tenha fundamento válido.
• Limitação: pedir a suspensão temporária do tratamento, por exemplo enquanto se verifica a exatidão dos dados.
• Oposição: opor-se a tratamentos baseados em interesse legítimo, invocando a sua situação concreta.
• Portabilidade: quando aplicável, receber os dados que nos forneceu em formato estruturado e de uso corrente, ou pedir a sua transmissão a outra entidade.
• Retirada do consentimento: quando o tratamento se baseie no consentimento, retirá-lo em qualquer momento, sem afetar a licitude do tratamento já realizado.

11. Como exercer os direitos

Pode exercer qualquer destes direitos enviando um pedido para francisco@rivanoandco.com, identificando o direito que pretende exercer e o contexto do contacto que teve connosco. Poderemos pedir informação adicional apenas para confirmar a sua identidade e evitar divulgações indevidas.

Respondemos em linguagem clara e, em regra, no prazo de um mês a contar da receção do pedido. Se o pedido for particularmente complexo, esse prazo pode ser prorrogado nos termos previstos no RGPD, informando-o da prorrogação e dos respetivos motivos. O exercício destes direitos é gratuito, salvo em casos de pedidos manifestamente infundados ou repetitivos.

12. Segurança dos dados

Adotamos medidas técnicas e organizativas proporcionais à nossa dimensão e ao risco do tratamento, entre as quais: acesso restrito à informação, autenticação nas contas utilizadas, comunicações cifradas através do protocolo HTTPS, seleção de prestadores com práticas de segurança documentadas e princípio de minimização, tratando apenas os dados necessários.

Nenhuma medida elimina por completo o risco de incidentes. Se ocorrer uma violação de dados pessoais suscetível de resultar em risco para os seus direitos e liberdades, cumpriremos os deveres de notificação previstos no RGPD, incluindo, quando aplicável, a comunicação à autoridade de controlo e aos titulares afetados.

13. Cookies, tecnologias semelhantes e gestão do consentimento

Este website procura manter a utilização de cookies no mínimo indispensável. Organizamos essas tecnologias em quatro categorias:

• Necessários: garantem o funcionamento e a segurança do site e guardam o registo da sua escolha de privacidade. Não dependem de consentimento, nos termos do artigo 5.º, n.º 3, da Lei n.º 41/2004.
• Preferências: memorizam pequenas opções de utilização. Dependem do seu consentimento.
• Estatística: permitem compreender, de forma agregada, a leitura das páginas. Dependem do seu consentimento e não são utilizados para o identificar.
• Conteúdos de terceiros: permitem carregar ferramentas externas incorporadas no site, nomeadamente o calendário de marcações Calendly. Dependem do seu consentimento.

Na primeira visita é apresentado um aviso de privacidade onde pode aceitar, rejeitar ou gerir as categorias uma a uma. As categorias não necessárias não vêm pré-selecionadas, não são ativadas pela simples navegação e nada dessas categorias é carregado antes da sua autorização. Rejeitar é tão simples e tão acessível como aceitar.

Pode alterar ou retirar o consentimento em qualquer momento através da ligação «Preferências de privacidade», disponível no fim de todas as páginas. A retirada do consentimento não afeta a licitude dos tratamentos já realizados com base nele. Pode também configurar o seu navegador para bloquear ou eliminar cookies, embora isso possa afetar funcionalidades do site, incluindo o carregamento do calendário de marcações.

14. Utilização do Calendly na marcação de reuniões

Para simplificar a marcação da primeira conversa, utilizamos o Calendly, um serviço de agendamento online prestado pela Calendly, LLC. O calendário é apresentado diretamente na página «Marcar conversa» através de um widget incorporado, o que implica que, ao carregar essa página ou ao interagir com o calendário, o seu navegador estabelece uma ligação aos servidores da Calendly.

Quando marca uma reunião podem ser tratados dados como o seu nome, o endereço de email, o fuso horário e a disponibilidade escolhida, bem como qualquer informação que decida introduzir nos campos do formulário de marcação. Estes dados são utilizados para gerir o agendamento, organizar a reunião, enviar confirmações e recordatórios e assegurar o contacto associado ao seu pedido.

Neste contexto, a Rivano & Co atua como responsável pelo tratamento e a Calendly atua como prestador de serviço, na qualidade de subcontratante, tratando os dados por nossa conta para a finalidade de agendamento. A Calendly pode recorrer a subprocessadores para a prestação do serviço, designadamente para alojamento, infraestrutura e envio de comunicações, e disponibiliza um acordo de tratamento de dados (Data Processing Addendum) destinado a enquadrar essa relação à luz do RGPD.

Poderão ocorrer transferências de dados para fora do Espaço Económico Europeu, nomeadamente para os Estados Unidos da América, com base em mecanismos previstos na legislação aplicável, incluindo cláusulas contratuais-tipo e outras salvaguardas disponibilizadas pela Calendly. Procuramos assegurar que essas salvaguardas se encontram em vigor, sem que isso constitua uma garantia absoluta quanto à atuação de terceiros.

Recomendamos a consulta da política de privacidade da própria Calendly para informação adicional sobre o tratamento que realiza. Se preferir não utilizar esta ferramenta, pode marcar a conversa por email para francisco@rivanoandco.com.

15. Alterações a esta política

Esta política pode ser atualizada para refletir alterações nos serviços que utilizamos, na forma como tratamos dados ou no enquadramento legal aplicável. A versão em vigor é sempre a publicada nesta página, com indicação da data da última atualização. Quando as alterações forem materialmente relevantes, procuraremos informar de forma adequada as pessoas afetadas.

16. Contactos

Para qualquer questão sobre esta política, sobre o tratamento dos seus dados ou para exercer os seus direitos, escreva para francisco@rivanoandco.com. Respondemos a todos os pedidos com seriedade e no prazo indicado na secção 11.

17. Reclamação junto da autoridade de controlo

Se considerar que o tratamento dos seus dados pessoais não respeita a legislação aplicável, pode apresentar reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), autoridade de controlo competente em Portugal. Agradecemos, ainda assim, a oportunidade de esclarecer a situação diretamente connosco antes disso.